Recordmanager

Wil je graag bijdragen aan het verbeteren en vernieuwen van informatie- en archiefbeheer? Voel je je daarbij als innovator, adviseur en ambassadeur als een vis in het water? Solliciteer dan bij de afdeling Documentmanagement en Archief (DMA) van de Vrije Universiteit Amsterdam (VU).

Locatie: AMSTERDAM
FTE: 0,8 

Functieomschrijving

Een goede organisatie van de informatievoorziening is van primair belang voor de bedrijfsvoering. De afdeling DMA van de dienst Bestuurszaken is binnen de VU onder andere verantwoordelijk voor het archiefbeheer van de dienst. Daarnaast ondersteunt DMA het meerjarenprogramma DigiDoc, dat een moderniseringsslag op het documentmanagement en archiefbeheer van de VU wil realiseren. Digidoc voert projecten uit om te komen tot een digitaal archief, een digitale postkamer, het ondersteunen van het bestuurlijk besluitvormingsproces met nieuwe applicaties, en het wegwerken van achterstanden in het beheer van papieren archieven. In de projecten van DigiDoc werkt DMA samen met medewerkers van andere faculteiten en diensten.
 

Jouw taken

  • Je begeleidt, met je collega’s, veranderingsprocessen op het gebied van informatie- en archiefbeheer in een complexe omgeving. Je bent hierbij één van de ambassadeurs voor het verder optimaliseren en digitaliseren van documentstromen
  • Je vertaalt technische en vakspecifieke onderwerpen naar begrijpelijke adviezen voor de verschillende eenheden en proceseigenaren binnen de VU en brengt deze in bij (project)activiteiten die zich richten op het verbeteren van het fysieke en digitale document- en archiefbeheer
  • Je signaleert de behoefte aan operationeel beleid (werkinstructies, procedures, richtlijnen, etc.) op het gebied van recordmanagement. Hiervoor ben je op de hoogte van de laatste relevante ontwikkelingen op het vakgebied
  • Je werkt gestructureerd en hebt in jouw adviesrol oog en oor voor de wensen van de klant
  • Je ondersteunt de eenheden met het archiveren, selecteren en vernietigen van digitale en analoge dossiers
  • Je participeert in interne werk- en projectgroepen en externe werkgroepen, bijvoorbeeld van het Universitair Platform Informatiedienstverlening en Recordmanagement (UPIR)

Functie-eisen

  • Een afgeronde Hbo-opleiding op het gebied van recordmanagement of informatiemanagement (of hiermee vergelijkbare opleiding) en daarbij behorend denk- en werkniveau
  • Minimaal twee jaar relevante werkervaring in grote organisatie in een vergelijkbare functie/rol
  • Actuele kennis van en ervaring met het toepassen van archiefwettelijke regelingen, informatiekwaliteitsstandaarden en metadatastandaarden
  • Ervaring met systemen met functionaliteit(en) voor het archiveren en beheren van documenten en dossiers
  • Affiniteit en ervaring met het digitaal archiveren en beheren van documenten en dossiers
  • Ervaring met verandertrajecten van papier naar digitaal document- en archiefbeheer is een pré

Wat bieden wij

Een uitdagende functie bij een maatschappelijk betrokken organisatie. Het salaris bedraagt afhankelijk van opleiding en ervaring op voltijdse basis minimaal €2.656 (schaal 8) en maximaal €4.012 (schaal 9) bruto per maand. De functie is ingedeeld volgens UFO-profiel: Recordmanager 3 en staat open voor ten minste 0,8 fte.

De arbeidsovereenkomst wordt in eerste instantie aangegaan voor een periode van 1 jaar. Verlenging van de arbeidsovereenkomst behoort tot de mogelijkheden. Daarnaast beschikt de VU over aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden en regelingen die een goede combinatie van werk en privé mogelijk maken, zoals:
  • maximaal 41 vakantiedagen bij een voltijds dienstverband
  • 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering
  • bijdrage aan reiskosten voor woon-werkverkeer
  • gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof

Over de VU

Bijdragen aan een betere wereld door onderscheidend onderwijs en grensverleggend onderzoek, dat is de ambitie van de VU. Een universiteit waar persoonlijke vorming én maatschappelijke betrokkenheid centraal staan. Waar we vanuit verschillende disciplines en achtergronden samenwerken aan innovaties en nieuwe inzichten. Ons onderzoek beslaat het hele spectrum: van alfa, gamma en bèta tot leven en medische wetenschappen.

Aan de VU studeren ruim 26.500 studenten en werken en meer dan 4.600 medewerkers. De uitstekend bereikbare VU-campus is gevestigd in het hart van de Amsterdamse Zuidas, een inspirerende omgeving voor onderwijs en onderzoek.

Diversiteit
Diversiteit is een kernwaarde van de VU. Wij staan voor een inclusieve gemeenschap en geloven dat diversiteit en internationalisering bijdragen aan de kwaliteit van onderwijs en onderzoek. We zijn dan ook voortdurend op zoek naar mensen die door hun achtergrond en ervaring bijdragen aan de diversiteit van onze campus.

Bestuurszaken
De dienst Bestuurszaken (BZ) verzorgt de strategische advisering en geïntegreerde ondersteuning van het College van Bestuur (CvB) van de Vrije Universiteit Amsterdam. We werken daarnaast nauw samen met en voor de faculteiten én de andere diensten van de VU om de bestuurlijke agenda te realiseren en richting te geven aan de instellingsstrategie. We zijn verantwoordelijk voor juridische advisering, onderzoeksbeleid en Public Affairs, leveren procesmatige ondersteuning van beleid- en besluitvorming, en dragen inhoudelijk bij aan diverse strategische dossiers. BZ bevordert tevens de VU-brede governance, control en compliance en draagt zorg voor academische plechtigheden als promoties en hooglerarenbenoemingen.

Werken bij Bestuurszaken betekent dat je meewerkt aan het dagelijkse bestuur, de strategie en het beleid van de VU, samen met een uitgebreid intern en extern netwerk van stakeholders. Bij BZ werken in totaal 68 medewerkers (48,4 fte), verdeeld over de afdelingen Beleid en Bestuursondersteuning; Bestuurlijke en Juridische Zaken; Management Ondersteuning; en Documentmanagement en Archief.


Solliciteren

Ben jij geïnteresseerd in deze functie? Solliciteer dan door middel van onderstaande solliciteer button uiterlijk 30 oktober 2020. Denk hierbij aan het uploaden van jouw curriculum vitae en motivatiebrief. De eerste ronde sollicitatiegesprekken vinden plaats op 5 november en de tweede ronde 10 november indien mogelijk vragen wij je hier rekening mee te houden.

Sollicitaties ontvangen per e-mail worden niet in behandeling genomen.

Vragen
Voor vragen over de vacature kun je contact opnemen met:

Naam: Tanja Holt
Functie: Afdelingshoofd DMA
Telefoonnummer: 0642198308
E-mail: t.v.holt@vu.nl

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.
Deel in jouw netwerk
Functiegebied:Ondersteunend personeel, Beleidsmedewerker
Opleidingsniveau:HBO / Bachelor
VU-eenheid:Bestuurszaken
Contracttype:Tijdelijk met uitzicht op vast dienstverband
Minimum FTE:0,8
Minimale salarisschaal:€2.656 (schaal 8)
Maximale salarisschaal:€4.012 (schaal 9)
Powered by Emply