MANAGEMENT-OFFICE ASSISTENT

Ben jij een enthousiaste en gedreven management assistent die energie haalt uit het goed organiseren van zaken op een afdeling? Heb je een dienstverlenende instelling en vind je het leuk om binnen de dynamiek van een universitaire omgeving te werken?

Jouw functie

In deze functie maak je deel uit van het secretariaat van de afdeling Experimentele en Toegepaste Psychologie en voer je zelfstandig secretariële en organisatorische taken uit ter ondersteuning van het management team en de medewerkers van de afdeling. Je valt hiërarchisch onder de coördinator bedrijfsvoering.
 

Jouw taken

  • Je fungeert als aanspreekpunt voor medewerkers: je verstrekt informatie en indien nodig verwijs je door binnen de organisatie.
  • Je ondersteunt leidinggevenden met agendabeheer en het organiseren van vergaderingen, bijeenkomsten en evenementen.
  • Je regelt facilitaire zaken zoals zaalreserveringen, het toewijzen van kantoorruimte, werkplekbeheer, het bestellen van kantoorartikelen, de catering en bloemen.
  • Je verricht algemene organisatorische werkzaamheden zoals post- en telefoonafhandeling en verzorgt correspondentie.
  • Je assisteert bij sollicitatieprocedures, o.a. uitnodigingen en afhandelen van afschrijvingen.
  • Je biedt ondersteuning bij diverse administratieve processen, zoals bij het in dienst nemen van nieuwe medewerkers (regelen van toegangspassen, laptop, etc.) en het bijhouden van het overzicht medewerkers op de website.
  • Je notuleert bij stafbijeenkomsten in het Engels.
  • Je ondersteunt de docenten bij de examens, digitale examens invoeren, fysieke tentamens printen, organiseren inzages.
  • Ondersteunen bij het organiseren van evenementen zoals Masterevent, thesispresentaties en trainingen.
  • Je staat klaar voor de medewerkers van de afdeling samen met een andere collega en neemt werk van elkaar over als dat nodig is.

Jouw profiel

  • Je hebt MBO+ werk- en denkniveau (minimaal een MBO4 of havo diploma), aangevuld met een relevante management/secretariële opleiding of ervaring in een soortgelijke functie.
  • Je hebt minimaal 2 jaar management ondersteunende werkervaring.
  • Je hebt goede kennis van verschillende computerprogramma’s waaronder Microsoft Office (Word, Excel, Power Point).
  • Je beschikt over goede kennis en beheersing van de Engelse en Nederlandse taal in woord en geschrift.
  • Je hebt een dienstverlenende, flexibele, proactieve instelling en beschikt over goede contactuele eigenschappen.
  • Je houdt van werken in teamverband, maar kunt ook zelfstandig werken.

Wat bieden wij

Een uitdagende functie bij een maatschappelijk betrokken organisatie. Bij de VU draag je bij aan onderwijs, onderzoek en dienstverlening voor een betere wereld. En daar mag wat tegenover staan. Daarom bieden wij jou:

  • Een salaris van minimaal € 2.693,00 (Schaal 7) en maximaal € 3.636,00 (Schaal 7) bruto per maand, bij een voltijds dienstverband. Dit is gebaseerd op het UFO-profiel Management/Office-assistent 2. Het precieze salaris hangt af van je opleiding en ervaring.
  • Een functie voor  0,6 fte. Je arbeidsovereenkomst duurt in eerste instantie 1 jaar. Daarna is er mogelijk uitzicht op een vast contract. 

Daarnaast bieden wij je aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden en regelingen. Enkele voorbeelden:

  • Bij een voltijdse 38-urige werkweek hoort een vakantietegoed van 232 uur per jaar. Als je ervoor kiest om 40 uur te werken, beschik je op jaarbasis over 96 extra vakantie-uren. Bij een deeltijdaanstelling wordt dit naar rato berekend.
  • 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering
  • ruime bijdrage aan ABP-pensioenregeling
  • goede en voordelige sportfaciliteiten
  • bijdrage aan reiskosten voor woon-werkverkeer

Over ons

Over afdeling Experimentele en Toegepaste Psychologie
Werken bij de afdeling Experimentele en Toegepaste Psychologie is werken bij een ambitieuze organisatie die zich kenmerkt door een informele sfeer en korte communicatielijnen. Bij FGB krijg je alle ruimte voor je persoonlijke ontwikkeling. De faculteit telt ongeveer 3.400 studenten en ca 600 medewerkers.

Welkom bij de faculteit der Gedrags- en Bewegingswetenschappen
Kennis ontwikkelen voor actief, gezond en betekenisvol leven: dat is waar we ons bij de Faculteit der Gedrags- en Bewegingswetenschappen van de Vrije Universiteit Amsterdam op richten. Onze focus is het brede domein van gedrag en gezondheid. Met ons onderwijs en onderzoek spelen we actief in op de actuele ontwikkelingen in de maatschappij. Van gezond ouder worden tot e-health, van training voor topsporters tot social media als onderwijstool. Daarbij combineren we drie disciplines: psychologie, bewegingswetenschappen en pedagogiek. Vanuit die multidisciplinaire benadering komen we tot beter begrip van gedrag en bewegen. Samen helpen we mensen om gezonder te leven, beter te leren, beter te functioneren.

Kom je werken bij Gedrags- en Bewegingswetenschappen? Dan voel je je thuis in een ambitieuze organisatie, die zich kenmerkt door een informele sfeer en korte communicatielijnen. Bij de faculteit krijg je alle ruimte voor je persoonlijke ontwikkeling. Samen met ongeveer 630 collega’s werk je voor ongeveer 4.200 studenten.

Vrije Universiteit Amsterdam
De Vrije Universiteit Amsterdam staat voor waardengedreven onderwijs en onderzoek. Wij zijn vrije denkers met kennis van zaken en een open houding – a broader mind. Met een ondernemende aanpak en aandacht voor diversiteit, zingeving en medemenselijkheid werken wij aan duurzame oplossingen met maatschappelijke impact. Door onze krachten te bundelen, over de grenzen van vakgebieden heen, werken we aan een betere wereld voor mens en planeet. Samen creëren we een veilig en respectvol werk- en studieklimaat, en een inspirerende omgeving voor onderwijs en onderzoek. Lees meer over onze gedragscodes.

We zijn gevestigd op één fysieke campus, in het hart van de Amsterdamse Zuidas, met een uitstekende ligging en bereikbaarheid. Aan de VU werken ruim 5.500 medewerkers en volgen ruim 30.000 studenten wetenschappelijk onderwijs.

Diversiteit
Diversiteit is een speerpunt van de VU. De VU wil toegankelijk en ontvankelijk zijn voor diversiteit in vakgebieden, culturen, ideeën, nationaliteiten, overtuigingen, voorkeuren en levensbeschouwingen. Vanuit vertrouwen, respect en interesse leiden verschillen hier tot nieuwe inzichten en innovatie, tot scherpte en helderheid, tot excellentie en een ruimer begrip.

Wij staan voor een inclusieve gemeenschap en geloven dat diversiteit en internationalisering bijdragen aan de kwaliteit van onderwijs, onderzoek en onze dienstverlening.

We zijn dan ook voortdurend op zoek naar mensen die door hun achtergrond en ervaring bijdragen aan de diversiteit van de VU-gemeenschap.

Interesse

Ben jij geïnteresseerd in deze functie en ben jij van mening dat jouw ervaring bijdraagt aan de kwaliteit van onze dienstverlening? Dan nodigen wij je graag uit om te solliciteren, ook als je niet aan alle eisen voldoet.

Het overleggen van een diploma en een referentiecheck maken onderdeel uit van de sollicitatieprocedure.

Sollicitaties ontvangen per e-mail worden niet in behandeling genomen.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

Jouw functie

In deze functie maak je deel uit van het secretariaat van de afdeling Experimentele en Toegepaste Psychologie en voer je zelfstandig secretariële en organisatorische taken uit ter ondersteuning van het management team en de medewerkers van de afdeling. Je valt hiërarchisch onder de coördinator bedrijfsvoering.
 

Jouw taken

  • Je fungeert als aanspreekpunt voor medewerkers: je verstrekt informatie en indien nodig verwijs je door binnen de organisatie.
  • Je ondersteunt leidinggevenden met agendabeheer en het organiseren van vergaderingen, bijeenkomsten en evenementen.
  • Je regelt facilitaire zaken zoals zaalreserveringen, het toewijzen van kantoorruimte, werkplekbeheer, het bestellen van kantoorartikelen, de catering en bloemen.
  • Je verricht algemene organisatorische werkzaamheden zoals post- en telefoonafhandeling en verzorgt correspondentie.
  • Je assisteert bij sollicitatieprocedures, o.a. uitnodigingen en afhandelen van afschrijvingen.
  • Je biedt ondersteuning bij diverse administratieve processen, zoals bij het in dienst nemen van nieuwe medewerkers (regelen van toegangspassen, laptop, etc.) en het bijhouden van het overzicht medewerkers op de website.
  • Je notuleert bij stafbijeenkomsten in het Engels.
  • Je ondersteunt de docenten bij de examens, digitale examens invoeren, fysieke tentamens printen, organiseren inzages.
  • Ondersteunen bij het organiseren van evenementen zoals Masterevent, thesispresentaties en trainingen.
  • Je staat klaar voor de medewerkers van de afdeling samen met een andere collega en neemt werk van elkaar over als dat nodig is.

Jouw profiel

  • Je hebt MBO+ werk- en denkniveau (minimaal een MBO4 of havo diploma), aangevuld met een relevante management/secretariële opleiding of ervaring in een soortgelijke functie.
  • Je hebt minimaal 2 jaar management ondersteunende werkervaring.
  • Je hebt goede kennis van verschillende computerprogramma’s waaronder Microsoft Office (Word, Excel, Power Point).
  • Je beschikt over goede kennis en beheersing van de Engelse en Nederlandse taal in woord en geschrift.
  • Je hebt een dienstverlenende, flexibele, proactieve instelling en beschikt over goede contactuele eigenschappen.
  • Je houdt van werken in teamverband, maar kunt ook zelfstandig werken.

Wat bieden wij

Een uitdagende functie bij een maatschappelijk betrokken organisatie. Bij de VU draag je bij aan onderwijs, onderzoek en dienstverlening voor een betere wereld. En daar mag wat tegenover staan. Daarom bieden wij jou:

  • Een salaris van minimaal € 2.693,00 (Schaal 7) en maximaal € 3.636,00 (Schaal 7) bruto per maand, bij een voltijds dienstverband. Dit is gebaseerd op het UFO-profiel Management/Office-assistent 2. Het precieze salaris hangt af van je opleiding en ervaring.
  • Een functie voor  0,6 fte. Je arbeidsovereenkomst duurt in eerste instantie 1 jaar. Daarna is er mogelijk uitzicht op een vast contract. 

Daarnaast bieden wij je aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden en regelingen. Enkele voorbeelden:

  • Bij een voltijdse 38-urige werkweek hoort een vakantietegoed van 232 uur per jaar. Als je ervoor kiest om 40 uur te werken, beschik je op jaarbasis over 96 extra vakantie-uren. Bij een deeltijdaanstelling wordt dit naar rato berekend.
  • 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering
  • ruime bijdrage aan ABP-pensioenregeling
  • goede en voordelige sportfaciliteiten
  • bijdrage aan reiskosten voor woon-werkverkeer

Over ons

Over afdeling Experimentele en Toegepaste Psychologie
Werken bij de afdeling Experimentele en Toegepaste Psychologie is werken bij een ambitieuze organisatie die zich kenmerkt door een informele sfeer en korte communicatielijnen. Bij FGB krijg je alle ruimte voor je persoonlijke ontwikkeling. De faculteit telt ongeveer 3.400 studenten en ca 600 medewerkers.

Welkom bij de faculteit der Gedrags- en Bewegingswetenschappen
Kennis ontwikkelen voor actief, gezond en betekenisvol leven: dat is waar we ons bij de Faculteit der Gedrags- en Bewegingswetenschappen van de Vrije Universiteit Amsterdam op richten. Onze focus is het brede domein van gedrag en gezondheid. Met ons onderwijs en onderzoek spelen we actief in op de actuele ontwikkelingen in de maatschappij. Van gezond ouder worden tot e-health, van training voor topsporters tot social media als onderwijstool. Daarbij combineren we drie disciplines: psychologie, bewegingswetenschappen en pedagogiek. Vanuit die multidisciplinaire benadering komen we tot beter begrip van gedrag en bewegen. Samen helpen we mensen om gezonder te leven, beter te leren, beter te functioneren.

Kom je werken bij Gedrags- en Bewegingswetenschappen? Dan voel je je thuis in een ambitieuze organisatie, die zich kenmerkt door een informele sfeer en korte communicatielijnen. Bij de faculteit krijg je alle ruimte voor je persoonlijke ontwikkeling. Samen met ongeveer 630 collega’s werk je voor ongeveer 4.200 studenten.

Vrije Universiteit Amsterdam
De Vrije Universiteit Amsterdam staat voor waardengedreven onderwijs en onderzoek. Wij zijn vrije denkers met kennis van zaken en een open houding – a broader mind. Met een ondernemende aanpak en aandacht voor diversiteit, zingeving en medemenselijkheid werken wij aan duurzame oplossingen met maatschappelijke impact. Door onze krachten te bundelen, over de grenzen van vakgebieden heen, werken we aan een betere wereld voor mens en planeet. Samen creëren we een veilig en respectvol werk- en studieklimaat, en een inspirerende omgeving voor onderwijs en onderzoek. Lees meer over onze gedragscodes.

We zijn gevestigd op één fysieke campus, in het hart van de Amsterdamse Zuidas, met een uitstekende ligging en bereikbaarheid. Aan de VU werken ruim 5.500 medewerkers en volgen ruim 30.000 studenten wetenschappelijk onderwijs.

Diversiteit
Diversiteit is een speerpunt van de VU. De VU wil toegankelijk en ontvankelijk zijn voor diversiteit in vakgebieden, culturen, ideeën, nationaliteiten, overtuigingen, voorkeuren en levensbeschouwingen. Vanuit vertrouwen, respect en interesse leiden verschillen hier tot nieuwe inzichten en innovatie, tot scherpte en helderheid, tot excellentie en een ruimer begrip.

Wij staan voor een inclusieve gemeenschap en geloven dat diversiteit en internationalisering bijdragen aan de kwaliteit van onderwijs, onderzoek en onze dienstverlening.

We zijn dan ook voortdurend op zoek naar mensen die door hun achtergrond en ervaring bijdragen aan de diversiteit van de VU-gemeenschap.

Vragen over de vacature?

Neem contact op met

Deborah Jain

Coördinator Bedrijfsvoering
020-5987708

Interesse

Ben jij geïnteresseerd in deze functie en ben jij van mening dat jouw ervaring bijdraagt aan de kwaliteit van onze dienstverlening? Dan nodigen wij je graag uit om te solliciteren, ook als je niet aan alle eisen voldoet.

Het overleggen van een diploma en een referentiecheck maken onderdeel uit van de sollicitatieprocedure.

Sollicitaties ontvangen per e-mail worden niet in behandeling genomen.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

Vragen over de vacature?

Neem contact op met

Deborah Jain

Coördinator Bedrijfsvoering
020-5987708

Sollicitatieprocedure

Mis jouw droombaan niet!