VU - Privacy Statement

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?

De Stichting VU is verantwoordelijk voor de gegevensverwerkingen die in deze privacyverklaring worden beschreven. De Stichting VU houdt als bijzondere instelling in de zin van de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek (WHW) de VU in stand.

De Stichting VU is gevestigd aan De Boelelaan 1105 te (1081 HV) Amsterdam en is ingeschreven in het register van de Kamer van Koophandel onder nummer 53815211.

Welke (categorieën van) persoonsgegevens van sollicitanten worden verwerkt?

Wij kunnen verwerken de volgende persoonsgegevens van sollicitanten verwerken:

a. naam, voornamen, voorletters, titulatuur;

b. geslacht;

c. geboortedatum;

d. nationaliteit en geboorteplaats;

e. adres, postcode, woonplaats;

f. telefoonnummer en e-mailadres;

g. rekeningnummer, voor zover de door de sollicitant gemaakte onkosten worden vergoed;

h. contactgegevens van de ouders, voogden of verzorgers van minderjarige sollicitanten;

i. gegevens betreffende het (digitale) kanaal via welke de sollicitant kennis heeft genomen van de vacature;

j. gegevens betreffende gevolgde en te volgen opleidingen (inclusief diploma’s en certificaten), cursussen en stages;

k. gegevens betreffende de functie waarnaar gesolliciteerd is;

l. gegevens betreffende de aard en inhoud van de huidige en vorige dienstbetrekking(en);

m. andere gegevens met het oog op het vervullen van de functie die door de sollicitant zijn verstrekt;

Afhankelijk van de functie kunnen ook de volgende gegevens worden verwerkt:

n. gegevens met betrekking tot een diplomacheck;

o. gegevens met betrekking tot een antecendentenonderzoek, zoals informatie uit publieke beschikbare social media accounts, publieke uitlatingen van de sollicitant op internet of opgegeven referenties.

o. gegevens met betrekking tot een assessment;

p. gegevens met betrekking tot een verklaring omtrent gedrag (VOG);

Met welk doel worden mijn persoonsgegevens verwerkt en op basis van welke wettelijke grondslag?

De persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor de volgende doeleinden:

a. beoordeling van de geschiktheid van de sollicitant voor een functie;

b. afhandeling van de door een sollicitant gemaakte onkosten;

c. interne controle en de bedrijfsbeveiliging;

d. uitvoering of toepassing van wet- en regelgeving; en

De VU verwerkt de persoonsgegevens die worden gevraagd binnen een sollicitatieprocedure op basis van een gerechtvaardigd belang. Persoonsgegevens die een sollicitant ongevraagd verstrekt, worden verwerkt op basis van zijn toestemming.

Wie heeft toegang tot mijn persoonsgegevens?

De persoonsgegevens worden uitsluitend ingezien door medewerkers van de VU die uit hoofde van hun functie een rol hebben in de sollicitatieprocedure en voor wie het noodzakelijk is dat zij toegang hebben tot de persoonsgegevens. Wanneer derden worden betrokken bij een sollicitatieprocedure, wordt de sollicitant hier vooraf over geïnformeerd (zie ook volgende vraag).

Worden mijn persoonsgegevens gedeeld met derden?

Het is mogelijk dat de VU een derde inschakelt voor het afnemen van een psychologische test, assessment en/of medische keuring. In dat geval worden uitsluitend de persoonsgegevens verstrekt die noodzakelijk zijn voor de psycholoog, het assessmentbureau en/of de keurende arts. De VU informeert de sollicitant hier voorafgaand over.

De VU heeft verwerkersovereenkomsten afgesloten met de leveranciers van de IT-systemen via welke persoonsgegevens worden verwerkt. Op die manier is geborgd dat persoonsgegevens zorgvuldig, veilig en volgens de AVG en de UAVG worden verwerkt. De VU blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Vindt automatische besluitvorming plaats met betrekking tot mijn persoonsgegevens?

Binnen de sollicitatieprocedure vindt geen automatische besluitvorming plaats.

Hoe lang worden mijn persoonsgegevens bewaard?

De persoonsgegevens van een sollicitant worden bewaard tot 180 dagen na de sollicitatie. Enkele weken voor het verstrijken van deze 180 dagen krijgt de sollicitant het verzoek om de termijn te verlengen zodat zijn/haar gegevens langer beschikbaar blijven voor andere vacatures binnen de Vrije Universiteit Amsterdam. Wanneer de sollicitant hier niet of afwijzend op reageert, worden de persoonsgegevens automatisch na 180 dagen verwijderd. Sollicitanten kunnen altijd inloggen in het VU Career Center om hun persoonsgegevens zelfstandig te verwijderen.

Hoe worden mijn persoonsgegevens beveiligd?

De VU treft passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies en enige vorm van onrechtmatige verwerking.

Bij wie kan ik terecht met vragen over de verwerking van mijn persoonsgegevens?

Vragen over de wijze waarop persoonsgegevens worden verwerkt binnen de sollicitatieprocedure kunnen worden gesteld via [email protected]

Hoe kan ik mijn privacyrechten uitoefenen?

Op basis van de AVG heb je - onder bepaalde voorwaarden - het recht op inzage in de persoonsgegevens die van jou verwerkt worden, het recht om jouw persoonsgegevens te verbeteren indien deze feitelijke onjuistheden bevatten, het recht om jouw persoonsgegevens te wissen, het recht op beperking van de verwerking van jouw persoonsgegevens, het recht op overdraagbaarheid van jouw persoonsgegevens en het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens.

Wanneer je deze privacyrechten wilt uitoefenen, kun je dit kenbaar maken bij de Functionaris voor Gegevensbescherming van de VU via:

Functionaris voor Gegevensbescherming

De Boelelaan 1105

1081 HV AMSTERDAM

[email protected]

Om de aanvraag in behandeling te kunnen nemen, kan je worden gevraagd je aan de hand van aanvullende persoonsgegevens die de VU van jou verwerkt te identificeren. Als het op deze manier niet kan, dan kan je worden gevraagd je te legitimeren via een legitimatiebewijs. Zo wordt gecontroleerd of het verzoek door de juiste persoon wordt gedaan. Wanneer je niet tevreden bent over de wijze waarop wij omgaan met jouw persoonsgegevens, dan heb je altijd het recht om bij de Autoriteit Persoonsgegevens een klacht in te dienen.