Managementassistent FSG

Ben jij de energieke, stressbestendige en flexibele spin in het web die ons faculteitsbestuur kan ontzorgen? Solliciteer dan bij de Faculteit der Sociale en Geesteswetenschappen (FSG)!

Jouw functie

Per 1 april 2025 zijn de faculteiten Sociale Wetenschappen, Geesteswetenschappen en Religie & Theologie samengevoegd in de nieuwe Faculteit der Sociale en Geesteswetenschappen. Het bestuur van deze faculteit wordt ondersteund door een bestuurssecretariaat dat bestaat uit een bestuurssecretaris en twee managementassistenten. 

Voor de positie van managementassistent op het bestuurssecretariaat zoeken wij een enthousiaste nieuwe collega. 

Jouw taken

  • ondersteunen van de directeur bedrijfsvoering en de decaan bij complex agendabeheer, waaronder het bewaken van deadlines en afspraken en het plannen van vergaderingen
  • voorbereiden en notuleren van diverse vergaderingen van het faculteitsbestuur
  • afhandelen van (email) correspondentie
  • (mede) organiseren en coördineren van uiteenlopende bijeenkomsten binnen de faculteit
  • ondersteunen van promotietrajecten in het programma Hora Finita
  • deelname aan verschillende projecten, zoals huisvesting en archivering (VU-breed)
  • regelen van facilitaire zaken
  • bijhouden van het bestuursarchief

Jouw profiel

  • HBO werk- en denkniveau
  • meerdere jaren ervaring in een soortgelijke functie; werkervaring in een academische context is een pre
  • uitstekende communicatieve vaardigheden en een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel in woord als geschrift
  • een goede beheersing van Microsoft Office
  • professioneel, integer, servicegericht en proactief
  • in staat overzicht te houden en de juiste prioriteiten te stellen, met name in drukke periodes
  • flexibiliteit; je kunt snel schakelen tussen verschillende situaties en niveaus, ook wat betreft het ondersteunen en werk overnemen van collega's
  • gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en zorgvuldigheid m.b.t. reglementen en formele procedures
  • samenwerkingsgericht; je draagt bij aan het teamresultaat
  • stressbestendig, waarbij je in een hoog tempo werkt
  • beschikbaar op maandag t/m donderdag, waarbij je op maandag, dinsdag en donderdag op locatie werkt en op woensdag thuis kunt werken

Wat bieden wij

Een uitdagende functie bij een maatschappelijk betrokken organisatie. Bij de VU draag je bij aan onderwijs, onderzoek en dienstverlening voor een betere wereld. En daar mag wat tegenover staan. Daarom bieden wij jou:

  • een salaris van minimaal €3.382 (schaal 8) en maximaal €4.484 (schaal 8) bruto per maand, bij een voltijds dienstverband. Dit is gebaseerd op het UFO-profiel Management/ Office Assistent 1. Het precieze salaris hangt af van je opleiding en ervaring.
  • een functie voor minstens 0,8 fte. Je arbeidsovereenkomst duurt in eerste instantie 1 jaar. Daarna is er uitzicht op een vast contract.

Daarnaast bieden wij je aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden en regelingen. Enkele voorbeelden:

  • bij een voltijdse 38-urige werkweek hoort een vakantietegoed van 232 uur per jaar. Als je ervoor kiest om 40 uur te werken, beschik je op jaarbasis over 96 extra vakantie-uren. Bij een deeltijdaanstelling wordt dit naar rato berekend

  • 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering 

  • ruime bijdrage aan ABP-pensioenregeling inclusief extra vangnet bij arbeidsongeschiktheid en overlijden

  • bijdrage aan reiskosten voor woon-werkverkeer

  • keuzemodel voor fiscale uitruil van bepaalde arbeidsvoorwaarden

Over ons

Faculteit der Sociale en Geesteswetenschappen

De Faculteit der Sociale en Geesteswetenschappen heeft de ambitie om de intellectuele en levensbeschouwelijke kern van de Vrije Universiteit te zijn. Haar opdracht is het zelfbegrip van mens en maatschappij te vergroten, culturele ontwikkelingen te interpreteren en de waarde dan wel onwaarde van ontwikkelingen, gebruiken, instituties en culturele artefacten te beoordelen in een tijdperk van kunstmatige intelligentie waarin wetenschap, moraliteit en religie zowel naast als tegenover elkaar staan. Zij dient daarmee de open samenleving in de geest van de oorsprong en het bijzondere karakter van de Vrije Universiteit. De geïntegreerde faculteit wil met het dichter bij elkaar brengen van de onderwijs- onderzoeks- en valorisatieactiviteiten in de sociale wetenschappen, geesteswetenschappen en de religiewetenschap en theologie, investeren in een wetenschappelijke oriëntatie op waarden, duiding van betekenis en het aanmoedigen van wereldburgerschap als begeleidende en kritische principes bij een te verwachten voortgaande vertechnisering van de maatschappij.

De faculteit kent drie scholen: de School of Religion & Theology (SRT), de School of Social Sciences (SSC), en de School of Humanities (SH). De faculteit telt ca. 800 medewerkers en ruim 5.000 studenten.

Vrije Universiteit Amsterdam

De Vrije Universiteit Amsterdam staat voor waardengedreven onderwijs en onderzoek. Wij zijn vrije denkers met kennis van zaken en een open houding - a broader mind. Met een ondernemende aanpak en aandacht voor diversiteit, zingeving en medemenselijkheid werken wij aan duurzame oplossingen met maatschappelijke impact. Door onze krachten te bundelen, over de grenzen van vakgebieden heen, werken we aan een betere wereld voor mens en planeet. Samen creëren we een veilig en respectvol werk- en studieklimaat, en een inspirerende omgeving voor onderwijs en onderzoek. Lees meer over onze gedragscodes. 

We zijn gevestigd op één fysieke campus, in het hart van de Amsterdamse Zuidas, met een uitstekende ligging en bereikbaarheid. Aan de VU werken ruim 6.150 medewerkers en volgen ruim 31.000 studenten wetenschappelijk onderwijs.

Diversiteit
Diversiteit is een speerpunt van de VU. De VU wil toegankelijk en ontvankelijk zijn voor diversiteit in vakgebieden, culturen, ideeën, nationaliteiten, overtuigingen, voorkeuren en levensbeschouwingen. Vanuit vertrouwen, respect en interesse leiden verschillen hier tot nieuwe inzichten en innovatie, tot scherpte en helderheid, tot excellentie en een ruimer begrip.

Wij staan voor een inclusieve gemeenschap en geloven dat diversiteit en internationalisering bijdragen aan de kwaliteit van onderwijs, onderzoek en onze dienstverlening.

We zijn dan ook voortdurend op zoek naar mensen die door hun achtergrond en ervaring bijdragen aan de diversiteit van de VU-gemeenschap.

Interesse

Ben jij geïnteresseerd in deze functie en ben jij van mening dat jouw ervaring bijdraagt aan de kwaliteit van onze dienstverlening? Dan nodigen wij je graag uit om te solliciteren, ook als je niet aan alle eisen voldoet.

Het overleggen van een diploma en een referentiecheck maken onderdeel uit van de sollicitatieprocedure.

De sollicitatiegesprekken vinden plaats in week 17.

Sollicitaties ontvangen per e-mail worden niet in behandeling genomen.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

Jouw functie

Per 1 april 2025 zijn de faculteiten Sociale Wetenschappen, Geesteswetenschappen en Religie & Theologie samengevoegd in de nieuwe Faculteit der Sociale en Geesteswetenschappen. Het bestuur van deze faculteit wordt ondersteund door een bestuurssecretariaat dat bestaat uit een bestuurssecretaris en twee managementassistenten. 

Voor de positie van managementassistent op het bestuurssecretariaat zoeken wij een enthousiaste nieuwe collega. 

Jouw taken

  • ondersteunen van de directeur bedrijfsvoering en de decaan bij complex agendabeheer, waaronder het bewaken van deadlines en afspraken en het plannen van vergaderingen
  • voorbereiden en notuleren van diverse vergaderingen van het faculteitsbestuur
  • afhandelen van (email) correspondentie
  • (mede) organiseren en coördineren van uiteenlopende bijeenkomsten binnen de faculteit
  • ondersteunen van promotietrajecten in het programma Hora Finita
  • deelname aan verschillende projecten, zoals huisvesting en archivering (VU-breed)
  • regelen van facilitaire zaken
  • bijhouden van het bestuursarchief

Jouw profiel

  • HBO werk- en denkniveau
  • meerdere jaren ervaring in een soortgelijke functie; werkervaring in een academische context is een pre
  • uitstekende communicatieve vaardigheden en een goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel in woord als geschrift
  • een goede beheersing van Microsoft Office
  • professioneel, integer, servicegericht en proactief
  • in staat overzicht te houden en de juiste prioriteiten te stellen, met name in drukke periodes
  • flexibiliteit; je kunt snel schakelen tussen verschillende situaties en niveaus, ook wat betreft het ondersteunen en werk overnemen van collega's
  • gevoel voor bestuurlijke verhoudingen en zorgvuldigheid m.b.t. reglementen en formele procedures
  • samenwerkingsgericht; je draagt bij aan het teamresultaat
  • stressbestendig, waarbij je in een hoog tempo werkt
  • beschikbaar op maandag t/m donderdag, waarbij je op maandag, dinsdag en donderdag op locatie werkt en op woensdag thuis kunt werken

Wat bieden wij

Een uitdagende functie bij een maatschappelijk betrokken organisatie. Bij de VU draag je bij aan onderwijs, onderzoek en dienstverlening voor een betere wereld. En daar mag wat tegenover staan. Daarom bieden wij jou:

  • een salaris van minimaal €3.382 (schaal 8) en maximaal €4.484 (schaal 8) bruto per maand, bij een voltijds dienstverband. Dit is gebaseerd op het UFO-profiel Management/ Office Assistent 1. Het precieze salaris hangt af van je opleiding en ervaring.
  • een functie voor minstens 0,8 fte. Je arbeidsovereenkomst duurt in eerste instantie 1 jaar. Daarna is er uitzicht op een vast contract.

Daarnaast bieden wij je aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden en regelingen. Enkele voorbeelden:

  • bij een voltijdse 38-urige werkweek hoort een vakantietegoed van 232 uur per jaar. Als je ervoor kiest om 40 uur te werken, beschik je op jaarbasis over 96 extra vakantie-uren. Bij een deeltijdaanstelling wordt dit naar rato berekend

  • 8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering 

  • ruime bijdrage aan ABP-pensioenregeling inclusief extra vangnet bij arbeidsongeschiktheid en overlijden

  • bijdrage aan reiskosten voor woon-werkverkeer

  • keuzemodel voor fiscale uitruil van bepaalde arbeidsvoorwaarden

Over ons

Faculteit der Sociale en Geesteswetenschappen

De Faculteit der Sociale en Geesteswetenschappen heeft de ambitie om de intellectuele en levensbeschouwelijke kern van de Vrije Universiteit te zijn. Haar opdracht is het zelfbegrip van mens en maatschappij te vergroten, culturele ontwikkelingen te interpreteren en de waarde dan wel onwaarde van ontwikkelingen, gebruiken, instituties en culturele artefacten te beoordelen in een tijdperk van kunstmatige intelligentie waarin wetenschap, moraliteit en religie zowel naast als tegenover elkaar staan. Zij dient daarmee de open samenleving in de geest van de oorsprong en het bijzondere karakter van de Vrije Universiteit. De geïntegreerde faculteit wil met het dichter bij elkaar brengen van de onderwijs- onderzoeks- en valorisatieactiviteiten in de sociale wetenschappen, geesteswetenschappen en de religiewetenschap en theologie, investeren in een wetenschappelijke oriëntatie op waarden, duiding van betekenis en het aanmoedigen van wereldburgerschap als begeleidende en kritische principes bij een te verwachten voortgaande vertechnisering van de maatschappij.

De faculteit kent drie scholen: de School of Religion & Theology (SRT), de School of Social Sciences (SSC), en de School of Humanities (SH). De faculteit telt ca. 800 medewerkers en ruim 5.000 studenten.

Vrije Universiteit Amsterdam

De Vrije Universiteit Amsterdam staat voor waardengedreven onderwijs en onderzoek. Wij zijn vrije denkers met kennis van zaken en een open houding - a broader mind. Met een ondernemende aanpak en aandacht voor diversiteit, zingeving en medemenselijkheid werken wij aan duurzame oplossingen met maatschappelijke impact. Door onze krachten te bundelen, over de grenzen van vakgebieden heen, werken we aan een betere wereld voor mens en planeet. Samen creëren we een veilig en respectvol werk- en studieklimaat, en een inspirerende omgeving voor onderwijs en onderzoek. Lees meer over onze gedragscodes. 

We zijn gevestigd op één fysieke campus, in het hart van de Amsterdamse Zuidas, met een uitstekende ligging en bereikbaarheid. Aan de VU werken ruim 6.150 medewerkers en volgen ruim 31.000 studenten wetenschappelijk onderwijs.

Diversiteit
Diversiteit is een speerpunt van de VU. De VU wil toegankelijk en ontvankelijk zijn voor diversiteit in vakgebieden, culturen, ideeën, nationaliteiten, overtuigingen, voorkeuren en levensbeschouwingen. Vanuit vertrouwen, respect en interesse leiden verschillen hier tot nieuwe inzichten en innovatie, tot scherpte en helderheid, tot excellentie en een ruimer begrip.

Wij staan voor een inclusieve gemeenschap en geloven dat diversiteit en internationalisering bijdragen aan de kwaliteit van onderwijs, onderzoek en onze dienstverlening.

We zijn dan ook voortdurend op zoek naar mensen die door hun achtergrond en ervaring bijdragen aan de diversiteit van de VU-gemeenschap.

Vragen over de vacature?

Neem contact op met

Bernadette Jurrien-Zaal

Bestuurssecretaris

Interesse

Ben jij geïnteresseerd in deze functie en ben jij van mening dat jouw ervaring bijdraagt aan de kwaliteit van onze dienstverlening? Dan nodigen wij je graag uit om te solliciteren, ook als je niet aan alle eisen voldoet.

Het overleggen van een diploma en een referentiecheck maken onderdeel uit van de sollicitatieprocedure.

De sollicitatiegesprekken vinden plaats in week 17.

Sollicitaties ontvangen per e-mail worden niet in behandeling genomen.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.

Vragen over de vacature?

Neem contact op met

Bernadette Jurrien-Zaal

Bestuurssecretaris

Sollicitatieprocedure

Mis jouw droombaan niet!