Manager bedrijfsvoering – Athena Instituut

VU Hoofdgebouw

Amsterdam

Faculteit der Bètawetenschappen

Leidinggevende functie

WO / MSc

Sluit op

25-06-2025

Publicatiedatum

11-06-2025

Solliciteer direct

Wil jij met jouw kennis van bedrijfsvoering een bijdrage leveren aan het energieke team van het Athena Instituut? Ben je een verbindende professional die strategisch denkt én praktisch handelt? Dan maken we graag kennis met jou.

Jouw functie

Als Manager Bedrijfsvoering ben je verantwoordelijk voor de integrale bedrijfsvoering van het Athena Instituut, van financiën, HR en organisatieontwikkeling tot projectbeheer en facilitaire zaken. Je bent lid van het management team (MT). Je werkt nauw samen met het afdelingshoofd en andere MT-leden aan de strategische koers van het Instituut. Je zorgt voor de solide basis waarop onze onderzoekers, docenten en studenten kunnen bouwen. Jij creëert overzicht, bewaakt de continuïteit, brengt structuur en initieert verbeteringen. Namens de afdeling maak je deel uit van het team van managers bedrijfsvoering binnen de Faculteit der Bètawetenschappen en rapporteer je functioneel aan de directeur bedrijfsvoering. Ook werk je nauw samen met centrale stafdiensten zoals HR, Finance & Control, IT en Facilitaire Zaken.

Jouw taken

Algemeen afdelingsmanagement
Je draagt verantwoordelijkheid voor de interne organisatie en adviseert binnen het MT over de bedrijfsvoering, in overleg met de business controller en de HR adviseur. Indien nodig doe je voorstellen voor verbeteringen en help je die te implementeren. Daarnaast heb je diverse taken in het voorbereiden en organiseren van de verschillende overleggen in het Instituut.

Het Athena Instituut houdt zich bezig met maatschappelijke uitdagingen op het snijvlak van wetenschap en samenleving. Er werken hierdoor veel betrokken mensen. Dit vergt afdelingsmanagement dat zowel betrokken en invoelend is, als aandacht heeft voor sociale veiligheid. Je hebt daarmee een belangrijke rol als facilitator van een open, lerende, en inclusieve cultuur.

Financiën
Je bent procesverantwoordelijk voor de totale Planning & Control cyclus en het afdelingsjaarplan, waarvan de strategische personeelsplanning een onderdeel is. Je stelt de afdelingsbegroting op en bewaakt deze. Tevens ontvang je interne financiële verzoeken, die je opmaakt en beoordeelt. Je bent verantwoordelijk voor de controle en monitoring van personeelskostendoorbelasting.

Hiernaast hou je het overzicht over de totale projectportefeuille van extern gefinancierde onderzoeksprojecten. Je toetst de projectinitiatieven en -subsidies op (financiële) haalbaarheid en beoordeelt de risico’s. Je hebt een signaleringsfunctie voor de risico’s in lopende projecten en zoekt samen met de uitvoerenden naar een oplossing.

Personele zaken
Je geeft leiding aan een assistent bedrijfsvoering, een communicatie adviseur, een coördinator projecten en 4 management assistenten.
Je bereidt het strategisch personeelsplan van de hele afdeling voor samen met HR en Business Control. Je stelt tevens de personele begroting op en stemt deze af. Zelf heb je de regie m.b.t. on- en off-boarding (nieuwe) medewerkers.

Jouw profiel

Een afgeronde wo-opleiding, bij voorkeur in bedrijfskunde of een vergelijkbare richting.
Minimaal 5 jaar relevante ervaring in een vergelijkbare functie, bij voorkeur in een academische of semipublieke omgeving.
Ervaring met leidinggeven in een academische setting (is een pré).
Kennis van budgetbeheer en kostenallocatie, ervaring met grotere internationale subsidieprojecten, subsidievoorwaarden en administratie.
Analytisch sterk, organisatiesensitief en weet verschillende belangen te verbinden.
Uitgebreide kennis van- en ervaring met Excel en met SAP S/4HANA (is een pré).
Uitstekende beheersing van het Nederlands en Engels in woord en geschrift.

Competenties

Strategisch en tactisch inzicht - schakelt moeiteloos tussen beleid en praktijk.
Helikopterview - overzicht houden over processen, afdelingen en belangen.
Samenwerkingsgerichtheid - werkt samen met uiteenlopende professionals, disciplines en niveaus.
Besluitvaardigheid - in staat zijn om keuzes te maken op alle niveaus en weet wanneer te schakelen tussen strategie en uitvoering.
Resultaatgerichtheid - doelen niet uit het oog verliezen en zorgen voor de uitvoering van plannen in de praktijk.
Plannen en organiseren - prioriteiten stellen en sturen op resultaten.
Leidinggevende vaardigheden - coachen en motiveren van medewerkers.

Als universiteit streven we naar gelijke kansen voor iedereen, in het besef dat diversiteit vele vormen kent. Wij geloven dat diversiteit in al haar complexiteit van onschatbare waarde is voor de kwaliteit van ons onderwijs, onderzoek en onze dienstverlening. We zijn altijd op zoek naar talent met diverse achtergronden en ervaringen. Dat betekent ook dat we ons inzetten voor het creëren van een inclusieve gemeenschap, zodat we diversiteit als meerwaarde kunnen benutten.

We beseffen dat elk individu een unieke set aan vaardigheden, expertise en denkwijze met zich meebrengt. We nodigen dan ook graag iedereen uit die zich herkent in het profiel om te solliciteren, zelfs als je niet aan alle eisen voldoet.

Wat bieden wij

Een uitdagende functie bij een maatschappelijk betrokken organisatie. Bij de VU draag je bij aan onderwijs, onderzoek en dienstverlening voor een betere wereld. En daar mag wat tegenover staan. Daarom bieden wij jou:

Een salaris van minimaal € 5.495,00 (Schaal 12) en maximaal € 7.056,00 (Schaal 12) bruto per maand, bij een voltijds dienstverband. Dit is gebaseerd op het UFO-profiel Coördinator bedrijfsvoering 1. Het precieze salaris hangt af van je opleiding en ervaring.
Een functie voor 1 fte. Je arbeidsovereenkomst duurt in eerste instantie 1 jaar. Bij gebleken geschiktheid volgt een vaste aanstelling.

Daarnaast bieden wij je aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden en regelingen. Enkele voorbeelden:

8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering
Bij een voltijdse 38-urige werkweek hoort een vakantietegoed van 232 uur per jaar. Als je ervoor kiest om 40 uur te werken, beschik je op jaarbasis over 96 extra vakantie-uren.
ruime bijdrage aan ABP-pensioenregeling inclusief extra vangnet bij arbeidsongeschiktheid en overlijden
voorrang bij plaatsing kinderdagverblijf op de campus
de mogelijkheid om deels vanuit huis te werken

Over ons

Athena Instituut

Het Athena Instituut pakt complexe maatschappelijke problemen aan, zoals klimaatverandering, gezondheidsongelijkheid en sociale onrechtvaardigheid. Dit doen we door het ontwerpen, faciliteren en analyseren van multistakeholderprocessen. Samen met alle betrokken actoren onderzoeken we hoe we systeemverandering in gang kunnen zetten

Welkom bij de Faculteit der Bètawetenschappen
Bij de Faculteit der Bètawetenschappen van de Vrije Universiteit Amsterdam werken wetenschappers en studenten aan complexe maatschappelijke vraagstukken voor een duurzame en gezonde toekomst. Van bosbranden tot big data, van obesitas tot ondervoeding en van molecuul tot de maan: we richten ons op de volle breedte van de bètawetenschappen. Ons onderwijs en onderzoek is sterk experimenteel technisch, computationeel en interdisciplinair van aard.

We werken vanuit een waardengedreven, interdisciplinaire benadering aan nieuwe oplossingen. Door onderzoek, door valorisatie, en door het opleiden van maatschappelijk betrokken wereldburgers – die op hun beurt een waardevolle bijdrage kunnen leveren aan een duurzame, gezonde toekomst.

Kom je werken bij Bètawetenschappen? Dan werk je samen met studenten, promovendi en wetenschappers bij de grootste bètafaculteit van Nederland. Je combineert een vakgerichte focus met een brede blik op de wereld. We zijn trots op ons collegiale werkklimaat dat zich kenmerkt door een gedreven en pragmatische instelling met betrokkenheid bij het grotere geheel. De faculteit telt ruim 11.000 studenten die studeren aan een van de 40 opleidingen. Er werken ruim 1.600 professionals, verdeeld over 10 wetenschappelijke afdelingen.

Vrije Universiteit Amsterdam
De Vrije Universiteit Amsterdam staat voor waardengedreven onderwijs en onderzoek. Wij zijn vrije denkers met kennis van zaken en een open houding – a broader mind. Met een ondernemende aanpak en aandacht voor diversiteit, zingeving en medemenselijkheid werken wij aan duurzame oplossingen met maatschappelijke impact. Door onze krachten te bundelen, over de grenzen van vakgebieden heen, werken we aan een betere wereld voor mens en planeet. Samen creëren we een veilig en respectvol werk- en studieklimaat, en een inspirerende omgeving voor onderwijs en onderzoek. Lees meer over onze gedragscodes.

We zijn gevestigd op één fysieke campus, in het hart van de Amsterdamse Zuidas, met een uitstekende ligging en bereikbaarheid. Aan de VU werken ruim 6.150 medewerkers en volgen ruim 31.000 studenten wetenschappelijk onderwijs.

Diversiteit
Diversiteit is een speerpunt van de VU. De VU wil toegankelijk en ontvankelijk zijn voor diversiteit in vakgebieden, culturen, ideeën, nationaliteiten, overtuigingen, voorkeuren en levensbeschouwingen. Vanuit vertrouwen, respect en interesse leiden verschillen hier tot nieuwe inzichten en innovatie, tot scherpte en helderheid, tot excellentie en een ruimer begrip.

Wij staan voor een inclusieve gemeenschap en geloven dat diversiteit en internationalisering bijdragen aan de kwaliteit van onderwijs, onderzoek en onze dienstverlening.

We zijn dan ook voortdurend op zoek naar mensen die door hun achtergrond en ervaring bijdragen aan de diversiteit van de VU-gemeenschap.

Interesse

Ben jij geïnteresseerd in deze functie en ben jij van mening dat jouw ervaring bijdraagt aan de kwaliteit van onze dienstverlening? Dan nodigen wij je graag uit om te solliciteren, ook als je niet aan alle eisen voldoet.

Sollicitaties ontvangen per e-mail worden niet in behandeling genomen.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.