Teamleider ambtelijk secretariaat/ambtelijk secretaris

MF Gebouw

Amsterdam

0,8 / 0,8

Faculteit der Gedrags- en Bewegingswetenschappen

Overig ondersteunend

WO / MSc

Sluit op

08-03-2026

Publicatiedatum

24-02-2026

Solliciteer direct

Wil jij als ambtelijk secretaris bijdragen aan goed universitair onderwijs en ben jij sterk in plannen en het bewaren van overzicht? Heb je juridische kennis en wil je ook nog verantwoordelijkheid dragen voor een team? Solliciteer vooral!

Jouw functie

Als ambtelijk secretaris maak je deel uit van het ambtelijk secretariaat, dat – naast jou – uit 4 vaste medewerkers bestaat. Je vervult een centrale rol in de organisatorische en administratieve ondersteuning en procesbewaking van de centrale en deelexamencommissies, de toelatingscommissies en de BSA-commissies.

Je adviseert deze commissies over de toepassing van wet- en regelgeving en facultaire procedures en draagt bij aan zorgvuldige en consistente besluitvorming. Daarnaast lever je een bijdrage aan de verdere ontwikkeling en implementatie van procedures en bewaak je de voortgang hiervan. Je bereidt vergaderingen inhoudelijk voor, ondersteunt de uitvoering van vastgestelde werkwijzen en reglementen en behandelt studentverzoeken en bezwaar- en beroepszaken (w.o. fraude zaken).

Naast deze inhoudelijke rol fungeer je als teamleider van het ambtelijk secretariaat. Je bent het eerste aanspreekpunt voor je team en zorgt voor de dagelijkse aansturing. Je bent benaderbaar en betrokken en weet medewerkers te ondersteunen maar ook te motiveren. Je voert jaargesprekken en vervult diverse andere HR-taken.

Als meewerkend teamleider zorg je met je collega’s voor een optimale inhoudelijke advisering en ondersteuning van onze commissies. Het is een verantwoordelijke, uitdagende en zeer diverse functie, met ruimte voor ontwikkeling.

Jouw taken

Jouw voornaamste taken en verantwoordelijkheden zijn:

adviseren van examen-, toelatings- en BSA-commissies over juridische en procedurele vraagstukken en toepassing van regelgeving
meewerken aan en coördineren van de werkzaamheden van het ambtelijk secretariaat, zodat deze tijdig en juist worden uitgevoerd
leidinggeven aan het team, inclusief HR-verantwoordelijkheid en aandacht voor ontwikkeling en begeleiding van medewerkers
zorgdragen voor de implementatie van nieuwe applicaties en bijdragen aan het ontwikkelen en implementeren van procedures en werkwijzen binnen de faculteit
fungeren als aanspreekpunt voor het hoofd onderwijsbureau, leden van commissies en directeur onderwijs bij voorkomende vraagstukken
het deelnemen aan betreffende overleggen, facultair en/of VU breed
bijdragen aan de verdere professionalisering van het ambtelijk secretariaat

Jouw profiel

Functie-eisen

aantoonbaar WO werk- en denkniveau
ervaring met leidinggeven, aansturen en/of begeleiden
enkele jaren relevante werkervaring in een beleids-, juridische of secretarisrol, bij voorkeur in het hoger onderwijs
uitstekende beheersing van het Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk
ervaring in en affiniteit met het werken met informatiesystemen (Microsoft Office) en bereidheid je nieuwe applicaties eigen te maken
ervaring met SAP/slm en ServiceNow is een pré

Competenties

goede planningsvaardigheden, in staat overzicht te bewaren
dienstverlenend, initiatiefrijk en resultaatgericht
flexibel, stressbestendig en nauwkeurig, met name bij piekbelasting
communicatief sterk
gericht op samenwerken en verbinden

Als universiteit streven we naar gelijke kansen voor iedereen, in het besef dat diversiteit vele vormen kent. Wij geloven dat diversiteit in al haar complexiteit van onschatbare waarde is voor de kwaliteit van ons onderwijs, onderzoek en onze dienstverlening. We zijn altijd op zoek naar talent met diverse achtergronden en ervaringen. Dat betekent ook dat we ons inzetten voor het creëren van een inclusieve gemeenschap, zodat we diversiteit als meerwaarde kunnen benutten.

We beseffen dat elk individu een unieke set aan vaardigheden, expertise en denkwijze met zich meebrengt. We nodigen dan ook graag iedereen uit die zich herkent in het profiel om te solliciteren, zelfs als je niet aan alle eisen voldoet.

Wat bieden wij

Een uitdagende functie bij een maatschappelijk betrokken organisatie. Bij de VU draag je bij aan onderwijs, onderzoek en dienstverlening voor een betere wereld. En daar mag wat tegenover staan. Daarom bieden wij jou:

een salaris van minimaal € 3.546,00 (Schaal 10) en maximaal € 5.538,00 (Schaal 10) bruto per maand, bij een voltijds dienstverband. Dit is gebaseerd op het UFO-profiel Secretaris 1. Het precieze salaris hangt af van je opleiding en ervaring
een functie voor 0,8 fte. Je arbeidsovereenkomst duurt in eerste instantie 1 jaar

Daarnaast bieden wij je aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden en regelingen. Enkele voorbeelden:

bij een voltijdse 38-urige werkweek hoort een vakantietegoed van 232 uur per jaar. Als je ervoor kiest om 40 uur te werken, beschik je op jaarbasis over 96 extra vakantie-uren. Bij een deeltijdaanstelling wordt dit naar rato berekend
8% vakantietoeslag en 8,3% eindejaarsuitkering
ruime bijdrage aan ABP-pensioenregeling inclusief extra vangnet bij arbeidsongeschiktheid en overlijden
bijdrage aan reiskosten voor woon-werkverkeer
keuzemodel voor fiscale uitruil van bepaalde arbeidsvoorwaarden

Over ons

Over het Onderwijsbureau

Het Onderwijsbureau van de faculteit is verantwoordelijk voor de ondersteuning van het onderwijs en studenten op beleidsmatig, administratief en logistiek gebied. Daarnaast zijn in het Onderwijsbureau de studieadviseurs en de ambtelijke ondersteuning van de Opleidings-, Examen- en Toelatingscommissies ondergebracht.

Welkom bij de faculteit der Gedrags- en Bewegingswetenschappen
Kennis ontwikkelen voor actief, gezond en betekenisvol leven: dat is waar we ons bij de Faculteit der Gedrags- en Bewegingswetenschappen van de Vrije Universiteit Amsterdam op richten. Onze focus is het brede domein van gedrag en gezondheid. Met ons onderwijs en onderzoek spelen we actief in op de actuele ontwikkelingen in de maatschappij. Van gezond ouder worden tot e-health, van training voor topsporters tot social media als onderwijstool. Daarbij combineren we drie disciplines: psychologie, bewegingswetenschappen en pedagogiek. Vanuit die multidisciplinaire benadering komen we tot beter begrip van gedrag en bewegen. Samen helpen we mensen om gezonder te leven, beter te leren, beter te functioneren.

Kom je werken bij Gedrags- en Bewegingswetenschappen? Dan voel je je thuis in een ambitieuze organisatie, die zich kenmerkt door een informele sfeer en korte communicatielijnen. Bij de faculteit krijg je alle ruimte voor je persoonlijke ontwikkeling. Samen met ongeveer 630 collega’s werk je voor ongeveer 4.300 studenten.

Vrije Universiteit Amsterdam
De Vrije Universiteit Amsterdam staat voor waardengedreven onderwijs en onderzoek. Wij zijn vrije denkers met kennis van zaken en een open houding – a broader mind. Met een ondernemende aanpak en aandacht voor diversiteit, zingeving en medemenselijkheid werken wij aan duurzame oplossingen met maatschappelijke impact. Door onze krachten te bundelen, over de grenzen van vakgebieden heen, werken we aan een betere wereld voor mens en planeet. Samen creëren we een veilig en respectvol werk- en studieklimaat, en een inspirerende omgeving voor onderwijs en onderzoek. Lees meer over onze gedragscodes.

We zijn gevestigd op één fysieke campus, in het hart van de Amsterdamse Zuidas, met een uitstekende ligging en bereikbaarheid. Aan de VU werken ruim 6.150 medewerkers en volgen ruim 31.000 studenten wetenschappelijk onderwijs.

Diversiteit
Diversiteit is een speerpunt van de VU. De VU wil toegankelijk en ontvankelijk zijn voor diversiteit in vakgebieden, culturen, ideeën, nationaliteiten, overtuigingen, voorkeuren en levensbeschouwingen. Vanuit vertrouwen, respect en interesse leiden verschillen hier tot nieuwe inzichten en innovatie, tot scherpte en helderheid, tot excellentie en een ruimer begrip.

Wij staan voor een inclusieve gemeenschap en geloven dat diversiteit en internationalisering bijdragen aan de kwaliteit van onderwijs, onderzoek en onze dienstverlening.

We zijn dan ook voortdurend op zoek naar mensen die door hun achtergrond en ervaring bijdragen aan de diversiteit van de VU-gemeenschap.

Interesse

Ben jij geïnteresseerd in deze functie en ben jij van mening dat jouw ervaring bijdraagt aan de kwaliteit van onze dienstverlening? Dan nodigen wij je graag uit om te solliciteren, ook als je niet aan alle eisen voldoet.

Het overleggen van een diploma maakt onderdeel uit van de sollicitatieprocedure.

Sollicitaties ontvangen per e-mail worden niet in behandeling genomen.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie wordt niet op prijs gesteld.